Politique de confidentialité

Ce que couvre cette politique

Biotonix Posture est utilisé par des professionnels qui manipulent des renseignements posturaux et de santé sensibles. Cette Politique explique ce que nous recueillons, pourquoi, comment nous le protégeons, combien de temps nous le gardons, et quels sont vos choix et ceux de vos patients. Elle repose sur la Politique v2.3 de Solutions Biotonix Inc.

1.Introduction et portée

Cette Politique décrit comment Biotonix Posture, au sein de Solutions Biotonix Inc., protège la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données que nous détenons, surtout les renseignements personnels et de santé qui peuvent être sensibles. Elle expose la façon dont nous encadrons ces données, dont nous les sécurisons et dont nous gérons la confidentialité.

Elle vise toutes les données que nous traitons chez Biotonix Posture, peu importe par où elles arrivent : le site www.biotonixposture.com, les comptes de paiement et de facturation à www.biotonixposture.com/my-account, la plateforme professionnelle app.biotonix.com, l’application mobile Biotonix Assistant, et tout canal de soutien ou de communication autour d’eux. Les mêmes normes s’appliquent dans toute l’organisation.

Nous employons des termes comme « renseignements personnels », « traitement », « personne concernée », « Membre » et « données des patients » au sens que leur donnent les lois applicables sur la protection des données, et au sens de nos Conditions d’utilisation lorsque c’est pertinent.

2.Gouvernance et responsabilités

Nous traitons les données selon quelques principes : les recueillir de façon licite et transparente, uniquement pour une fin annoncée, les garder exactes, n’en garder pas plus que nécessaire pas plus longtemps que nécessaire, et les protéger. Nous suivons les normes légales et nous efforçons de rester transparents avec les personnes dont nous détenons les renseignements.

La haute direction porte la responsabilité ultime de nos obligations légales en matière de protection des données. Au quotidien, ce travail est mené par notre vice-président aux technologies, Sébastien Lacoste (ing.), qui tient la direction informée, révise nos politiques, conseille le personnel sur les questions délicates, veille à la formation, traite les demandes des personnes concernées et approuve les divulgations inhabituelles et les contrats avec les sous-traitants.

Chaque employé doit lire et respecter les politiques visant les données personnelles qu’il manipule. Et nous travaillons avec des sous-traitants de confiance, comme Solulan (certifié SOC 2), pour renforcer la sécurité autour de notre environnement Microsoft Office 365, grâce à leurs systèmes de sauvegarde et de prévention des pertes de données.

3.Ce que nous recueillons

Solutions Biotonix Inc. détient des données personnelles et sensibles. Pour Biotonix Posture, elles se répartissent en quelques catégories.

Données de compte du Membre

Votre nom, votre courriel, vos titres professionnels s’il y a lieu, votre mot de passe, vos coordonnées, ainsi que vos renseignements d’abonnement et de paiement, gérés au moyen de www.biotonixposture.com/my-account.

Données des patients et clients, saisies par les Membres

Nom, numéro de référence facultatif, date de naissance, sexe, préférence linguistique, courriel facultatif pour le partage de rapports, photographies d’évaluation posturale, l’analyse générée par l’IA (déviations et mesures) et les évaluations antérieures.

Données d’utilisation et de communication

Journaux de connexion et d’interaction sur la plateforme et l’application, renseignements sur l’appareil (type et système d’exploitation), adresse IP et données de diagnostic. Nous conservons aussi les échanges de soutien envoyés à info@biotonixposture.com ou par d’autres canaux.

Les Membres nous fournissent l’essentiel directement lorsqu’ils créent un compte, s’abonnent et utilisent la plateforme ou l’application, ce qui comprend la saisie des données des patients et la prise de photos. Les données d’utilisation sont recueillies automatiquement.

4.Comment nous utilisons les données

Nous utilisons les données pour faire fonctionner et améliorer l’évaluation posturale assistée par IA, pour créer et gérer les comptes et abonnements des Membres, et pour leur permettre de mener des évaluations, de générer des rapports et de gérer les données des patients. Elles nous servent aussi à transmettre un rapport à un patient par courriel à la demande du Membre, à répondre aux demandes de soutien et à analyser l’utilisation de la plateforme pour l’améliorer, généralement à partir de données anonymisées ou agrégées.

Nous pouvons utiliser des données anonymisées ou dépersonnalisées pour développer et perfectionner notre IA. Au-delà, nous utilisons les données pour assurer la sécurité de la plateforme, prévenir la fraude, faire respecter nos Conditions générales et remplir nos obligations légales et réglementaires.

5.Partage et divulgation

Les données des patients et les rapports ne vont que là où le Membre l’indique, par exemple à une adresse courriel qu’il saisit pour un patient. Nous partageons des données avec des fournisseurs et sous-traitants de confiance (par exemple Solulan et Microsoft Azure) qui exécutent des services pour nous, comme l’hébergement infonuagique, le traitement des paiements, la surveillance de la sécurité et la sauvegarde, dans le cadre d’ententes de confidentialité et uniquement aux fins prévues ici.

Nous pouvons divulguer des données lorsque la loi l’exige, par assignation ou autre processus judiciaire, ou lorsque nous croyons raisonnablement que c’est nécessaire pour protéger nos droits, la sécurité des utilisateurs, enquêter sur une fraude ou répondre à une demande gouvernementale. Si l’entreprise fait un jour l’objet d’une fusion, d’une acquisition ou d’une vente d’actifs, les données peuvent suivre, sous engagements de confidentialité.

6.Sécurité

Nous protégeons les données par des mesures techniques, administratives et physiques contre l’accès, la divulgation, l’altération, la perte et la destruction non autorisés. Les risques que nous surveillons le plus sont la perte de données des utilisateurs et les fuites provenant d’environnements non sécurisés.

Concrètement, l’accès des employés suit le principe du moindre privilège, et l’authentification multifacteur est obligatoire sur chaque compte Office 365. Le personnel se déconnecte à la fin de la journée. Les données sensibles des applications Biotonix sont stockées dans Microsoft Azure, sur des serveurs situés au Canada, notre partenaire Solulan gère les sauvegardes, et nous nous appuyons sur des produits de sécurité Microsoft de premier plan que Solulan nous aide à régler.

Votre part compte aussi. Les Membres sont responsables de garder leurs identifiants confidentiels sur www.biotonixposture.com/my-account, app.biotonix.com et l’application Biotonix Assistant.

7.Conservation

Vos données vous appartiennent et vous pouvez les supprimer définitivement en tout temps depuis l’application mobile.

Autrement, nous conservons les données des utilisateurs actifs tant que le compte est actif, et nous supprimons celles des utilisateurs inactifs après 24 mois d’inactivité, sauf obligation légale de les garder plus longtemps. Les données transactionnelles comme les paiements, les factures et les journaux de connexion sont conservées au moins 7 ans à des fins de conformité et de vérification. Les données anonymisées peuvent être gardées indéfiniment à des fins de statistiques et d’amélioration du service, puisqu’elles n’identifient plus personne. Nous pouvons aussi conserver des données un peu plus longtemps pendant l’enquête sur un incident de cybersécurité, jusqu’à sa clôture.

8.Vos droits

Les Membres peuvent consulter, corriger ou supprimer les renseignements de leur propre compte, dans les limites légales et contractuelles, depuis l’application mobile ou par écrit au Responsable de la protection des données.

Les patients et clients devraient adresser les demandes concernant leurs données au Membre qui les a recueillies, puisque ce praticien ou entraîneur en est le responsable. Nous aiderons les Membres à répondre comme l’exige la loi. Pour les données que nous détenons directement, écrivez au Responsable de la protection des données, Sébastien Lacoste, ou à info@biotonixposture.com.

9.Conformité et transferts internationaux

Nous nous engageons à respecter les lois sur la protection des données qui s’appliquent à nos activités. La principale est la Loi 25 du Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, qui encadre nos activités.

Selon l’endroit où vous et vos patients vous trouvez, d’autres règles peuvent aussi s’appliquer à une interaction donnée, comme la LPRPDE fédérale du Canada ou, pour les utilisateurs de l’Union européenne, le RGPD. Lorsque l’un de ces cadres s’applique, nous nous efforçons de traiter les renseignements personnels conformément à ses principes fondamentaux de licéité, de transparence, de minimisation des données et de sécurité. À elle seule, la présente Politique n’atteste pas la conformité à un cadre en particulier.

Les données résident sur des serveurs au Canada. Lorsqu’elles franchissent une frontière pour une autre raison, par exemple un sous-traitant, nous mettons en place les garanties exigées par la loi.

10.Gestion des incidents

Un incident, c’est par exemple un accès non autorisé, une fuite ou une perte de données, un maliciel ou un rançongiciel, une attaque d’hameçonnage, ou une défaillance critique qui expose des données. Quand cela arrive, nous suivons un processus établi.

Nous le détectons et le signalons d’abord, à l’aide d’outils de sécurité comme l’antivirus, le SIEM et les journaux, d’un canal d’alerte interne et d’un niveau de priorité allant de mineur à critique. Ensuite nous le confinons en isolant les systèmes ou comptes touchés, en appliquant des contre-mesures comme des règles de pare-feu temporaires, et en informant les personnes concernées, dont la direction, le Responsable de la protection des données et des partenaires comme Solulan. Nous cherchons son origine, évaluons les dommages et les données touchées, puis appliquons des correctifs et mettons à jour les procédures.

Lorsqu’un avis est requis, nous prévenons l’autorité compétente, comme la Commission d’accès à l’information du Québec, et nous informons les utilisateurs touchés si leurs données sont à risque, de même que les partenaires concernés. Nous signalons volontairement lorsque c’est indiqué. Après coup, nous documentons l’incident et ce que nous en avons appris, ajustons nos procédures et notre formation, et l’intégrons à un plan d’amélioration continue.

11.Mises à jour de cette politique

Nous mettrons cette Politique à jour de temps à autre, au fil de l’évolution de nos pratiques ou de la loi, et la date de « Dernière mise à jour » en haut indique la plus récente révision. Quand un changement est important, nous en aviserons les Membres par un canal approprié, comme un courriel ou une notification dans la plateforme.

12.Coordonnées

Vos questions ou préoccupations au sujet de cette Politique peuvent être adressées à :

T.1Ce que sont les témoins

Les témoins sont de petits fichiers texte qu’un site enregistre sur votre appareil lors d’une visite. Ils permettent au site de reconnaître votre appareil et de retenir certaines choses sur votre visite, comme vos préférences ou le fait que vous êtes connecté.

T.2Comment nous les utilisons

Nous en utilisons quelques types. Les témoins essentiels font fonctionner le site et la plateforme, de la connexion sécurisée à la gestion de compte et à la navigation, et vous ne pouvez pas les désactiver. Les témoins de performance et d’analyse nous montrent quelles pages sont les plus utilisées et où surviennent des erreurs, ce qui nous aide à corriger et à améliorer les choses; certains proviennent d’outils tiers comme Google Analytics, et ce qu’ils recueillent est généralement agrégé et anonymisé. Les témoins de fonctionnalité retiennent des choix comme votre langue, pour que le site vous semble moins générique à la visite suivante.

T.3Vos choix

Lors de votre première visite, un bandeau vous laisse accepter ou refuser les témoins non essentiels. Vous pouvez aussi gérer les témoins dans votre navigateur, qui peut les bloquer, supprimer ceux déjà enregistrés ou vous prévenir quand de nouveaux arrivent. Consultez les pages d’aide de votre navigateur pour savoir comment. Une réserve : si vous bloquez les témoins essentiels, des parties du site et de la plateforme peuvent cesser de fonctionner.

T.4Témoins de tiers

Certains témoins proviennent de services tiers présents sur notre site, comme des fournisseurs d’analyse ou des processeurs de paiement. Nous ne les contrôlons pas; consultez leurs propres politiques de confidentialité et relatives aux témoins pour en savoir plus.

T.5Mises à jour

Nous pouvons réviser cette Politique relative aux témoins de temps à autre, et nous signalerons les changements importants là où la loi l’exige.

T.6Nous joindre

Vos questions sur les témoins peuvent être envoyées à info@biotonixposture.com.